Przechowywanie dokumentacji księgowej
Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej, na podstawie której określone były ich zobowiązania podatkowe przez okres 5 lat licząc od końca roku którym złożono zeznanie czy deklaracje podatkową. Niektóre dokumenty takie jak na przykład faktury dotyczące zakupu środków trwałych muszą być przechowywane dłużej – 5 lat od końca roku, w którym złożono zeznanie podatkowe, w którym zakończyła się amortyzacja danego środka trwałego.
Przechowywanie dokumentacji kadrowej i płacowej
Nasza Kancelaria jest wpisana do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych przez marszałka województwa śląskiego pod numerem 1/10
Na podstawie uzyskanego wpisu oferujemy:
- archiwizowanie dokumentów
- przechowywanie dokumentacji księgowej oraz dokumentacji kadrowej i płacowej zgodnie z obligatoryjnym okresem przechowywania
- brakowanie akt (niszczenie po upływie obligatoryjnego terminu przechowywania).
Gwarantujemy, że:
- akta są przechowywane w odpowiednich warunkach i przez odpowiedni okres
- dokumenty są skatalogowane i w każdym momencie możliwe jest udostępnienie dokumentacji uprawnionym podmiotom.
- w przypadku dokumentacji płacowej i kadrowej możliwe jest wystawienie byłym pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu niezbędnych do celów emerytalnych i rentowych.
Jako zarejestrowany przechowawca akt osobowych zobowiązani jesteśmy do poinformowania Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o przejętej dokumentacji pracowniczej, co umożliwia byłym pracownikom bezproblemowe odnalezienie miejsca przechowywania dokumentacji niezbędnej do celów emerytalno-rentowych.
Przygotowanie dokumentacji do przechowania
Aby dokumenty mogły być złożone w archiwum należy je odpowiednio przygotować. Trzeba usunąć z nich wszystkie metalowe elementy takie jak zszywki, spinacze. Dokumenty należy przechowywać w teczkach papierowych, teczki powinny być odpowiednio opisane. W zależności od rodzaju dokumentu, czasu jego przechowywania należy nadać danemu dokumentowi odpowiednią kategorię.