Prowadzenie akt osobowych
Akta osobowe to sformalizowany, usystematyzowany zestaw dokumentów, przewidzianych w przepisach prawa pracy. W aktach osobowych znajdują się dokumenty odzwierciedlające całą historię zatrudnienia pracownika począwszy od ubiegania się o zatrudnienie poprzez wszystkie dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika aż do dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia. Z uwagi na ważność tych dokumentów okres ich przechowywania dla osób zatrudnionych w danej firmie przed 1 stycznia 2019 roku wynosi 50 lat a dla osób zatrudnionych po tej dacie 10 lat.
Naliczanie wynagrodzeń
W ostatnim czasie naliczanie wynagrodzeń stało się niemalże sztuką tajemną. W Polsce obowiązuje zasada, że płaca pracownika zatrudnionego na umowę o pracę opartą na Kodeksie pracy, nie może być niższa od płacy minimalnej która w lipcu 2023 wynosiła 3600 zł brutto. Na wynagrodzenie może składać się kilka elementów: płaca zasadnicza i dodatki: premie, nagrody, dodatek za pracę w porze nocnej, dodatek za pracę w święta. Składniki wynagrodzenia ustala pracodawca. Obowiązkiem pracodawcy jest dokonanie potrąceń (podatków, składek na ubezpieczenie) z wynagrodzenia pracownika. Pełni on rolę płatnika. Pracodawca potrąca stosowną kwotę i odprowadza ją do urzędu skarbowego czy ZUS. Kodeks pracy w artykule 22 definiuje przesłanki, które czynią daną relacje pracodawca – pracownik umową o pracę. Te przesłanki to: zobowiązanie się pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, przy jednoczesnym zobowiązaniu pracodawcy do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem. Jeżeli jednocześnie występują przesłanki wymienione powyżej, to zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną nie jest dopuszczalne.
Sporządzanie umów zlecenia
Inną formą nawiązania relacji z pracownikiem jest umowa zlecenia. Umowa ta opiera się na Kodeksie cywilnym. Jest umową starannego działania. Jej celem jest wykonywanie określonych czynności, a nie osiągnięcie rezultatu. W umowie zleceniu również funkcjonuje pojęcie minimalnej płacy. W lipcu 2023, minimalne wynagrodzenie godzinowe to kwota 23,50 zł brutto. Należy pamiętać, że jeżeli występują łącznie trzy przesłanki: kierownictwo sprawowane nad pracownikiem, wskazanie miejsca i wskazanie czasu wykonywania pracy to zawarcie umowy zlecenia jest niedopuszczalne. Powinna być zawarta umowa o pracę.
Naliczanie składek ZUS od pracowników i zleceniobiorców
Obowiązkowym elementem, który obciąża każde wynagrodzenie są składki społeczne i zdrowotne. Ustawodawca rozłożył ciężar tych składek na pracodawcę i pracownika. Część z nich potrąca się z wynagrodzenia pracownika a część z nich dopłaca pracodawca. Obowiązkiem pracodawcy jest wyliczyć i pobrać z wynagrodzenia brutto odpowiednią część, dołożyć tę część która jego obciąża i całość odprowadzić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Naliczanie podatków od wynagrodzeń
W roku 2022 pojawiły się nowe nieznane dotąd rozwiązania dotyczące podatków pracowniczych. Aby wyliczyć podatki należy przychód brutto pracownika pomniejszyć o właściwe dla niego koszty uzyskania przychodu i to co pozostanie – dochód, opodatkować według aktualnie obowiązujących zasad. Po wyliczeniu kwoty podatku należy ją pobrać z wynagrodzenia brutto pracownika i jako płatnik przekazać na odpowiednie konto urzędu skarbowego.
Obsługa osób prowadzących działalność gospodarczą w zakresie ZUS
Każdy przedsiębiorca, jeżeli nie ma innego tytułu do ubezpieczeń społecznych jest zobowiązany do płacenia składek na ubezpieczenia społeczne. Niezależnie od tego od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy muszą płacić składkę zdrowotną w wysokości innej niż dotychczas. Istotnej zmianie uległo też prawo do odliczania tej składki od dochodu bądź podatku dochodowego, w zależności od formy opodatkowania podatkiem dochodowym, Podstawą do wyliczenia składki zdrowotnej jest:
Podatek według skali (12%,32%) – 9% dochodu,
Podatek liniowy (19%) – 4,9% dochodu,
Zryczałtowany podatek od przychodu:
- roczny przychód to 60 tys. zł
- składka 335,94 zł. miesięcznie
- roczny przychód od 60 tys. zł. do 300 tys. zł
- składka 559,89 zł. miesięcznie
Roczny przychód powyżej 300 tys. zł – składka 1007,81 zł. miesięcznie
Obsługa pracowniczych planów kapitałowych.
Pracownicze plany kapitałowe mają zapewnić pracownikom stabilność finansową i bezpieczeństwo w momencie przejścia na emeryturę. Są to niezależne od emerytury oszczędności gromadzone na późniejszy czas.
Pracownicze plany kapitałowe obejmują wszystkich pełnoletnich zatrudnionych pracowników, od których odprowadzane są obowiązkowe składki emerytalno-rentowe. Każdy pracodawca jest zobowiązany do zawarcia umowy z instytucją finansową o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz na stronie Biznes.gov.pl
